Yayın tarihi:
Kantin Otomasyon Sistemi Nedir?
Teneffüs zili çalar, kantinin önünde sıra oluşur. Çocuklar avuçlarında bozuk parayla bekler. Kantinci bir yandan ürün uzatır, bir yandan para üstü sayar. Zil yeniden çalınca sıranın yarısı eli boş sınıfa döner.
Gün bitince ikinci iş başlar. Kasa sayılır, defter kapatılır. Kasadaki para ile satılan mal birbirini tutmuyorsa farkın nereden geldiğini bulmak zordur. Veli de çocuğa verdiği harçlığın nereye gittiğini bilmez.
Kantin otomasyonu bu iki işi kayda geçirir. Öğrenci nakit yerine kartla alışveriş yapar. Satılan her ürün, yüklenen her lira bir kayıt olur. Gün sonunda kasada ne olması gerektiği bellidir.
Kantin otomasyonu nasıl çalışır?
Kantin otomasyonu, okul kantininde nakit yerine kartla satış yapan ve her satışı kaydeden yazılımdır. Öğrenci kartını okutur, ürün okutulur, tutar bakiyeden düşer. Satış birkaç saniyede biter, para üstü beklenmez.
Düzen dört parçadan oluşur:
- Kart. Her öğrencinin bir kartı olur. Karta bakiye yüklenir; öğrenci alışverişi bu bakiyeyle yapar.
- Satış. Kantinci kartı okutur, ürünün barkodunu geçirir. Barkodu olmayan ürün hazır düğmelerden seçilir.
- Stok. Satılan her ürün stoktan düşer. Depoda ne kaldığı, hangi ürünün bittiği ekranda görünür.
- Rapor. Hangi üründen kaç tane satıldı, hangi gün ne kadar bakiye yüklendi; hepsi raporda.
Kart yalnız bir ödeme aracı değildir. Öğrenciyi tanıtır. Kantinci kartı okutunca öğrencinin adını ve bakiyesini görür. Veli bir kural koyduysa o kural da satış anında devreye girer.
Bir örnekle bakalım. İkinci teneffüste bir öğrenci kantine gelir, kartını okutur. Ekranda adı, bakiyesi ve günlük limitinden ne kaldığı görünür. Öğrenci bir tost ve bir ayran ister. Kantinci ikisini okutur, tutar bakiyeden düşer, fiş cihazdan çıkar. Öğrenci kalan bakiyesini karşısındaki ekranda görür.
Aynı öğrenci bir de çikolata isterse ve velisi çikolatayı kapattıysa ürün sepete girmez. Nedeni ekranda yazar. Kantincinin tartışmasına, öğrencinin ısrarına gerek kalmaz; kuralı veli koymuştur.
Kantin işletmecisine, okula ve veliye ne kazandırır?
Otomasyonun kazancı herkes için farklıdır. Kantinci kasa ve stokla uğraşır, okul kayıt ister, veli çocuğunun ne yediğini merak eder. Aynı kayıt üçüne de cevap verir.
Kantin işletmecisi gün sonunda tek bir sayfaya bakar. Satışlar, yüklemeler ve kasadaki nakit o sayfadadır. Sayımda eksik çıkan ürün ayrıca işaretlenir. Hangi ürünün çok sattığı, hangisinin rafta beklediği rapordan okunur. Siparişi buna göre verir. Her rapor tarih aralığıyla filtrelenir; yazdırılır ya da Excel’e aktarılır. Muhasebeye gidecek dosya için ayrıca liste tutmak gerekmez.
Okul kantinde dönen işi görür. Bir veli “çocuğum bugün ne aldı?” diye sorduğunda cevap tahmine kalmaz, kayıtta yazar. Havaleyle gelen yüklemeleri okul onaylar; kimin ne zaman ne kadar yüklediği listededir.
Veli çocuğunun ne aldığını telefonundan görür. Ürün adı, saat ve tutar harcama listesinde yazar. Günlük harcama limiti koyar. Çocuğunun almasını istemediği ürünü kapatır. Bakiyeyi havaleyle yükler; verisi bizim sunucumuzda duran Kantinim Windows kurulumunda kredi kartıyla da. Birden fazla çocuğu olan veli hepsini aynı hesaptan izler.
Nakitli kantinle kartlı kantinin farkı kısaca şöyle:
| Konu | Nakitli kantin | Kartlı kantin |
|---|---|---|
| Ödeme | Bozuk para, para üstü | Kart okutulur, bakiyeden düşer |
| Gün sonu | Kasa sayılır, defterle karşılaştırılır | Gün özeti cihazdan çıkar |
| Stok | Elle sayılır | Her satış stoktan düşer, sayımda fark işaretlenir |
| Veli | Ne alındığını bilmez | Ürün, saat ve tutarı telefonundan görür |
| Kural | Kantincinin hafızasında | Limit ve yasak ürün satış anında uygulanır |
Öğrenci cebinde para taşımaz. Kartını kaybederse kart iptal edilir, bakiyesi yeni karta aktarılır. Kaybolan kartla kimse alışveriş yapamaz.
İnternet olmadan çalışır mı?
Çalışır; nasıl çalıştığı kurulum türüne bağlıdır. Satış cihazının kendi bağlantısı varsa okulun interneti kesildiğinde satış durmaz. Programın kendisi okulun bilgisayarında duruyorsa hiç internet gerekmez.
Kantinim’in üç sisteminde durum şöyle:
Kantinim POS kantin tezgâhında duran el terminalidir. Yazıcı, kart okuyucu, SIM kart ve WiFi aynı gövdededir. Okulun interneti kesilince SIM kartla satışa devam eder.
Kantinim Windows okulun Windows bilgisayarına kurulur. Veritabanı okulun bilgisayarında durursa program internetsiz çalışır. Buna kapalı kurulum diyoruz. Kantin satışı, stok, sayım, raporlar ve yemekhane bu kurulumda tamdır. Veli paneli ve el terminali yoktur; ikisi de veriye internetten ulaşır.
Aynı program, veritabanı bizim sunucumuzda duracak şekilde de kurulabilir; buna bağlı kurulum diyoruz. Bu kurulumda veli paneli ve el terminali açılır. Okulun web panelinde turnike, öğrencimi al ve personel giriş-çıkışı da vardır. Okulun interneti kesilirse bilgisayardaki program veritabanına ulaşamaz; el terminali SIM kartla satışa devam eder. Kantinim Windows kullanan okulların çoğu bu kurulumdadır.
Kantinim Online tarayıcıdan açılır, kurulum gerekmez. Veri bizim sunucumuzda durur. Veli paneli, el terminali ve okulun öteki modülleri bu kurulumda açıktır.
Hangisi seçilmeli? Veri okulda kalacaksa ve veli paneli, el terminali istenmiyorsa kapalı kurulum yeter. Veli paneli ve el terminali isteniyorsa bağlı kurulum ya da Kantinim Online gerekir. Ders programı ve ders yoklaması yalnız Kantinim Online’dadır. Farkı tek tabloda görmek için Çözümlerimiz sayfasına bakın.
Okulda nasıl kurulur?
Kurulum okulun bugünkü düzeninden başlar. Kaç öğrenci var, kaç kantin var, yemekhane var mı, internet nasıl? Kurulum türü bu sorulara göre seçilir.
Sonraki adımlar sırayla gider:
- Öğrenci listesi. Öğrenciler Excel dosyasından toplu aktarılır, sınıflarına yerleşir.
- Ürünler. Kantinin ürünleri, fiyatları ve kampanyaları tanımlanır. Hızlı satış menüsü kantinin rafına göre dizilir.
- Kartlar. Öğrencilere kart verilir. Yeni kart satış cihazından da tanımlanır.
- Kullanıcılar. Kantinci ve okul yönetimi için ayrı kullanıcı açılır. Kimin neyi göreceği tek tek belirlenir.
- Veliler. Veli paneli açıksa veliler telefon numarası ya da e-postayla girer. Çocuğunu TC kimlik numarasıyla hesabına bağlar.
El terminali almayan kantin satışı bilgisayardaki tarayıcıdan yapar. Ürün barkod okuyucuyla okutulur ya da ekrandaki düğmelerden seçilir. Klavyeyle çalışan kantinci için kısayollar vardır: Enter ürünü ekler, F9 satışı tamamlar. Dokunmatik ekran için ayrı bir düzen de var.
Birden fazla kantini olan okul hepsini tek merkezden yönetir.
Kantinim’de kantin otomasyonu nelerden oluşur?
Kantin, Kantinim’in temel modülüdür ve her okulda açıktır. Satış, stok, depo ve sayım, cari ve tahsilat, fiyat ve kampanya bu modülün içindedir. Okul isterse aynı sistemin üstüne başka modüller açılır.
- Veli paneli: bakiye ve harcama, günlük limit, yasak ürün, havaleyle yükleme; Kantinim Windows’un bağlı kurulumunda kartla da.
- Yemekhane: abonelik, menü, reçete; veli haftanın menüsünü kalorisiyle görür.
- Geçiş ve yoklama: turnike ve kapı geçişi, ders yoklaması, personel giriş-çıkışı.
- Öğrencimi al: veli talep açar, öğretmen öğrenciyi gönderir, teslim kayda geçer.
Hepsi aynı kartla çalışır. Kantinde okutulan kart turnikede ve yemekhanede de geçer.
Sık sorulan sorular
Kantin kartı kaybolursa ne olur?
Kart iptal edilir. Bakiye yeni karta aktarılır. Kaybolan kartla işlem yapılamaz; bulan biri kartı kullanamaz, bakiye de kaybolmaz.
Kartını unutan öğrenci alışveriş yapabilir mi?
Yapar. Kantinci öğrenciyi adıyla arar ve kart olmadan satışı tamamlar.
Kantinde nakit tamamen kalkar mı?
Okulun kararıdır. Bakiye veli panelinden havaleyle yüklenir; Kantinim Windows’un bağlı kurulumunda kartla da. Okul isterse kantinden nakit yükleme de açılır. Tarayıcıdaki satış ekranında nakit ödeme de vardır.
Bakiye yetmezse ne olur?
Kantincinin ve öğrencinin ekranı uyarır. Kantinci bakiyeyi orada yükler, satış kaldığı yerden tamamlanır.
Öğrenci mezun olunca bakiyesi ne olur?
Bakiye silinmez. Bakiyesi kalan mezunlar listelenir. İade ya da devir okulun kararına göre yapılır.
Hangi okullar kullanır?
Anaokulundan üniversiteye kadar okullar, yurtlar, hastane ve askerî kantinler. Yurtta geçiş kontrolü, yemekhane ve kantin birlikte kullanılır. Anaokulunda öğrencimi al öne çıkar.
Kantin otomasyonu kantindeki işi değiştirmez; işin kaydını tutar. Kantinim’in kantin modülünü Kantin ve satış sayfasında anlatıyoruz. Okulunuzu anlatın, hangi kurulumun uyduğuna birlikte bakalım.